L'une des missions confiées par le Conseil de l'Europe à l'Institut consiste à recevoir et à suivre les nouvelles propositions d'itinéraires culturels, ainsi qu'à en assurer le travail d'instruction jusqu'à leur présentation pour avis au Conseil d'Orientation.

L'Institut a préparé en 1998 un rapport très complet sur ce sujet, actualisé chaque année. Il comporte toutes les propositions (historique et caractéristiques au regard des critères d'élection) et les recherches de regroupement des thèmes. Il peut être consulté en base de données.

des étapes

Les nouvelles propositions peuvent être envoyées au Conseil de l'Europe, ou directement à l'Institut. Elles font l'objet d'un premier travail d'analyse selon les critères du Règlement et des séances de travail sont alors organisées avec les porteurs de projets, y compris sur les territoires concernés. Le travail d'instruction qui vient ensuite est souvent complexe et assez long. Il passe, en effet, par une recherche des valeurs européennes portées par le projet et par leur renforcement dans la constitution d'un Comité scientifique d'accompagnement.

Il a fallu, par exemple, presque cinq années pour que le cadre de travail des Centres d'Art d'Europe soit inscrit dans le thème "Arts vivants et identité européenne". Le plus souvent aussi, il est nécessaire de rechercher de nouveaux partenaires permettant l'élargissement européen des réseaux.

Mais surtout, il s'agit d'examiner la possibilité d'organiser à partir du thème des opérations pilotes susceptibles de servir de modèles et de concrétisations aux conventions, résolutions, recommandations et programmes du Conseil de l'Europe. Enfin, l'Institut doit s'assurer que les porteurs de projets souhaitent développer leurs actions à long terme et en possèdent donc les possibilités de financement, car l'Institut ne peut intervenir financièrement que sur le travail d'analyse et de mise en réseau et non sur l'investissement des projets.

Une fois le dossier terminé, il est présenté à un Conseil d'Orientation qui émet un avis. Celui ci peut se traduire par un rejet définitif, par une demande d'approfondissement, ou par un avis positif. Un rapport est transmis aux Comités compétents du Conseil de l'Europe qui procèdent à l'élection définitive d'un nouveau thème ou à la reformulation d'un thème déjà élu. Le Conseil d'Orientation a également demandé à l'Institut de suivre, sur la base de ses recommandations, un classement selon l'état d'avancement des propositions en quatre catégories :

1. Itinéraires prêts pour une élection
2. Itinéraires prioritaires pour une élection dans les deux années à venir (ces deux premières catégories faisant l'objet d'une analyse plus détaillée, de la distribution en séance de documents complémentaires et parfois de l'intervention de leurs promoteurs)
3. Itinéraires en cours de préparation
4. Itinéraires en attente.

C'est ce classement qui a été utilisé pour la présentation des documents qui sont fournis en base de données.

un travail quotidien

L'Institut doit faire face chaque jour à des propositions nouvelles. L'instruction des propositions anciennes peut s'accélérer ou au contraire se ralentir selon les circonstances d'évolution de réseaux diffus et souvent fragiles. Certaines disparaissent même, faute de trouver de nouveaux partenaires ou les financements nécessaires à leur action. On doit noter à ce sujet que les financements des réseaux européens qui se constituent à priori, pour répondre à des appels d'offres de l'Union Européenne, et non à posteriori, en fonction d'une perspective commune, continuent à amener vers l'Institut des propositions au moment où se posent des questions de redéfinition et où les subsides de la Commission sont épuisés.

De plus, ce travail d'instruction qui peut paraître de l'extérieur assez complexe, nécessite de la part de l'Institut un effort constant d'information et d'explication. auprès des porteurs de projets. Ce travail est facilité lorsque certains gouvernements donnent la possibilité à l'Institut d'animer des séances d'information, comme cela a été le cas à de nombreuses reprises lors de salons ou de rencontres consacrés aux itinéraires et au tourisme culturels.

L'Institut prépare également un document synthétique sur la procédure qui sera traduit dans les langues des pays signataires de la Convention culturelle. L'Institut propose des séminaires d'information et de formation sur la méthodologie des itinéraires culturels du Conseil de l'Europe pour les experts gouvernementaux, pour les porteurs de projets et pour les centres d'information du Conseil de l'Europe. Un tel travail devrait être mieux relayé dans les régions d'Europe si la création de centres de ressources devient une réalité.

mention temporaire

La possibilité est ouverte dans le cadre du Règlement, d'élire certaines propositions à titre temporaire, sur avis favorable du Secrétariat du Conseil de l'Europe. Ainsi par exemple, l'Itinéraire des Retables Brabançons (Itinéraire des Retables sculptés à volets peints. XVème-XVIème siècles) a été inscrit dans la troisième catégorie "Dans le cadre des Itinéraires du Conseil de l'Europe" pour l'ensemble des actions en Belgique liées à "Bruxelles 2000 capitale européenne de la culture". Un tel itinéraire ou une telle action sont toujours susceptibles d'une inscription définitive après leur élargissement au plan européen.